Plantillas de WhatsApp Business: crear, aprobar y usar

Las plantillas de WhatsApp Business (message templates) son mensajes preaprobados por Meta. Son la única forma legal de iniciar una conversación por la API o de retomar un chat cuando ya pasó la ventana de 24 horas.

Sin plantillas no hay WhatsApp Marketing, no hay recordatorio de cita y no hay “¿sigues interesado?” a los tres días. Esta guía cubre categorías, redacción, aprobación y el uso del día a día.

Por qué Meta obliga a plantillas

WhatsApp no quiere ser email masivo sin freno. Las plantillas sirven para:

• Ver el contenido antes de que llegue a miles de personas.
• Clasificar el mensaje (marketing, utilidad, autenticación) y cobrar en consecuencia.
• Cortar cuentas que disfrazan ofertas de “avisos del sistema”.

Si intentas saltártelas con texto libre fuera de ventana, la API simplemente no envía.

Categorías (2026)

No etiquetes una promo como utilidad. Meta lo detecta y te la rechaza o te baja la calidad del número.

Las respuestas de servicio dentro de las 24 horas no son plantilla. Ahí escribes normal.

Anatomía de una plantilla que aprueban

• Nombre interno claro: recordatorio_visita_v1, no plantilla3.
• Idioma (es, es_ES, etc.). Un idioma por plantilla.
• Cuerpo con variables {{1}}, {{2}}. Pocas. Cada variable debe poder entenderse en contexto.
• Cabecera opcional: texto, imagen o documento.
• Botones opcionales: URL, llamada o respuesta rápida.
• Pie corto (marca o “responde STOP”).

Mal ejemplo: “Hola {{1}} {{2}} {{3}} {{4}} oferta {{5}}”. Eso parece phishing.

Buen ejemplo: “Hola {{1}}, tu prueba del {{2}} es el {{3}} a las {{4}} en {{5}}. ¿Confirmas asistencia?”

Cómo redactar para que pasen revisión

1. Di qué es el mensaje en la primera frase.
2. Nada de MAYÚSCULAS ni tres exclamaciones.
3. Un solo CTA.
4. Las variables no pueden ser el mensaje entero.
5. Coherencia con la categoría. Si hay descuento, es marketing.
6. Opt-out en marketing: “Responde BAJA para no recibir ofertas.”
7. No copies el texto de un SMS de banco ni de otra marca.

Ten un set mínimo el primer día:

• Bienvenida / opt-in de confirmación.
• Recordatorio de cita (utilidad).
• Seguimiento a las 48 h (marketing).
• Carrito o “sigue disponible” (marketing).
• Cierre de incidencia (utilidad).

El proceso de aprobación

En ManyContacts (y en cualquier BSP) creas la plantilla, la envías a Meta y ves el estado: *pendiente, aprobada, rechazada*.

Si la rechazan:

• Cambia categoría o quita la promo.
• Reduce variables.
• Quita acortadores de URL sospechosos.
• Aclara la identidad de la empresa en el cuerpo.

No reenvíes la misma 15 veces. Itera.

No se edita una aprobada: se crea …_v2.

Calidad del número y plantillas

Meta puntúa la calidad según bloqueos y denuncias. Una campaña agresiva a una base fría hunde el número y te limita el envío. Entonces da igual que la plantilla esté aprobada.

Reglas:

• Solo contactos con opt-in real.
• Segmenta. No mandes la misma promo a toda la base.
• Espacia. Una ráfaga de 20.000 a las 22:00 es una mala idea.
• Para si la calidad baja a *baja* o *roja*.

Más táctica en la guía de campañas.

Plantillas + inbox + IA

La plantilla abre. El inbox y la IA continúan. Flujo típico:

1. Campaña: “Tu plaza está reservada 24 h.”
2. El alumno responde “¿cabe financiación?”
3. Entras en ventana de 24 h. La IA o el asesor siguen en texto libre.

No intentes meter toda la venta en la plantilla. La plantilla es la llave. La conversación es el cierre.

Variables y datos: no improvises

Las variables salen de tu CRM, del pedido o del calendario. Si {{1}} a veces es un nombre y a veces un cupón, Meta y el cliente se cabrean por igual. Define el orden y no lo cambies entre versiones.

Biblioteca mínima por tipo de empresa

Academia: bienvenida, recordatorio de prueba, “quedan plazas”, seguimiento a no-show, confirmación de matrícula.

Concesionario: “sigue disponible”, confirmación de prueba, “financiación lista”, postventa “tu coche está”.

Tienda: carrito 1 h, carrito 24 h, “pedido enviado”, “¿llegó bien?”.

Clínica: recordatorio 24 h, “confirma o reagenda”, encuesta post-visita (con permiso).

No hace falta un catálogo de 80 plantillas. Hace falta que las 8 que usas estén aprobadas, con variables estables y un responsable que no deje caducar el copy.

Quién debe poder crear plantillas

No todo el equipo. Un admin (marketing u operaciones) redacta y envía a Meta. Los agentes usan, no inventan versiones pirateadas en un doc. Cada versión nueva es un riesgo de rechazo y de inconsistencia de marca.

Siguiente paso

Lista las 5 conversaciones que hoy reabres a mano. Conviértelas en plantillas. Crea la cuenta o agenda una demo y las dejamos aprobadas con tu marca.