Cómo pasar de WhatsApp Business App a la API oficial

Pasar de WhatsApp Business App a la API oficial es dejar el número en la nube de Meta y atenderlo desde un panel de equipo. El cliente no cambia de contacto. Tú dejas de depender de un Android que se queda sin batería en una visita.

Si aún no tienes claro el porqué, lee qué es WhatsApp Business API y Business vs API. Aquí va el cómo, en orden.

Antes de tocar el número

Haz esto en frío, no el viernes de campaña.

1. Elige partner (BSP). ManyContacts u otro oficial. El precio del mensaje de Meta es el mismo; cambia el panel y el acompañamiento.
2. Facebook Business Manager verificado, o al menos creado y con permisos. Sin esto, el alta se atasca.
3. Nombre para mostrar (tu marca). Que coincida con web y facturas.
4. Quién es el admin del número el día D (una persona, no “el becario y el socio”).
5. Lista de plantillas v1: bienvenida, cita, seguimiento. Guía: plantillas.
6. Usuarios del inbox: nombres, roles, quién ve todo. Inbox compartido.
7. Avisa al equipo: ese día no se responde desde la app.

Si usáis varios números, migra uno (el público) y deja el resto para una segunda oleada.

El día de la migración (checklist)

1. Exporta o pide importación de contactos / historial al partner. No asumas que “ya está en la nube”.
2. Abre el panel, usuarios creados, permisos probados con un número interno.
3. Desvincula el número de la app de WhatsApp Business (Ajustes → dejar de usar / cambiar de número, según la versión). El número no puede vivir en app y API a la vez.
4. Verifica el número (SMS o voz) en el flujo del partner / Meta.
5. Conecta el canal en ManyContacts y envía un mensaje de prueba a un móvil de confianza.
6. Publica las plantillas a revisión. No esperes a la primera campaña para descubrir un rechazo.
7. Apaga notificaciones de la app antigua. Si queda una sesión fantasma, genera caos.

Ventana de servicio: a primera hora o a mediodía, no a las 20:00 con 80 chats abiertos.

Qué siente el cliente

Nada, si el nombre y el número no cambian. El primer mensaje tuyo desde la API puede ser un poco más “de empresa” (plantilla). Avisa en la bio o en una historia: “Seguimos en este número, ahora con más de una persona para atenderte.”

No cambies el número “para probar”. Pierdes reseñas, anuncios y la memoria del cliente.

Historial: expectativas honestas

Meta no te entrega un ZIP lindo de toda la app hacia Cloud API. Lo que sí puedes hacer:

• Importar contactos.
• En muchos casos, subir el historial con ayuda del partner (copias, herramientas de migración).
• A partir del corte, el historial nuevo es de la empresa, ilimitado en ManyContacts.

Pide por escrito qué se migra. “Luego lo vemos” es cómo se pierden tres años de presupuestos.

Equipo humano el día 1 y el día 7

Día 1: dos agentes en el panel, SLA de 5 minutos, IA apagada o solo en fuera de horario.

Día 7: ya puedes encender cualificación IA, la primera campaña pequeña y el kanban.

No migres y lances 10.000 marketing el mismo jueves. El número está sensible y el equipo aún pulsa mal.

Errores que alargan la migración a tres semanas

• Business Manager a nombre de una persona que está de vacaciones.
• Número que sigue en WhatsApp personal de un socio.
• Prefijo o formato raro (+34 vs 0034) en la verificación.
• Querer dos apps “por si acaso”.
• No tener PIN de WhatsApp / métodos de verificación al día.
• Plantillas con copy de oferta etiquetadas como utilidad: rechazo en cadena.

Después: señales de que la migración salió bien

• Nadie pregunta “¿en qué móvil está el WhatsApp?”.
• Un comercial de baja no apaga el canal.
• Ves tiempos de respuesta.
• Puedes reabrir un chat de hace 48 h con plantilla.
• El CRM o el DMS recibe actividad (HubSpot, Walcu, etc.).

Si a la semana seguís contestando “en paralelo” por la app, no migrasteis: duplicasteis.

Comunicación interna (copia y pega)

“El [día] a las [hora] el WhatsApp de empresa pasa al panel. Ese día no se contesta por la app. Los chats nuevos salen en ManyContacts. Si un cliente te escribe al personal, reenvíale el número oficial y cierra. El historial antiguo lo estamos importando; si no ves un chat, no lo des por perdido: avisa.”

Sin este mensaje, el 30% del equipo “prueba un momento” la app y rompe la verificación.

Qué hacer con los anuncios y la ficha de Google

El día D el número no cambia: no hace falta tocar fichas si el dígito es el mismo. Sí conviene revisar que no haya un segundo teléfono de un comercial en el anuncio de Instagram o en el pie de la web. Cada número paralelo es una puerta trasera al silo.

Si usáis click-to-WhatsApp en Meta Ads, apunta al número ya en API. Un anuncio que sigue al móvil antiguo deja leads en un dispositivo que ibas a apagar.

Siguiente paso

No hace falta un proyecto de consultora. Hace falta un día con dueño claro. Crea la cuenta o reserva la demo y hacemos el corte del número contigo.